Sicherer elektronischer Rechnungsaustausch
Ausgangssituation
Wollen Sie Ihrem Kunden die Sicherheit geben, dass die elektronische PDF-Rechnung tatsächlich von Ihnen stammt? Wollen Sie die konzerninterne Verrechnung papierlos, automatisiert und rechtskonform abwickeln? Wollen Sie Ihre Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten?
Hohes Potential
In Ihren internen Rechnungsprozessen steckt eine Menge an Optimierungs- und Einsparungspotenzial. Sei es in der konzerninternen Verrechnung, in der Bearbeitung der Eingangsrechnungen Ihrer Lieferanten oder im Erstellungs- und Versandprozess der Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden. In den letzten zehn Jahren ist es sukzessive gelebte Praxis geworden, Rechnungen an Kunden nur mehr elektronisch per E-Mail (oft als PDF-Datei, aber auch XML-Formate sind möglich) zu versenden. Mittlerweile ist es nicht mehr in allen europäischen Ländern zwingend gesetzlich verpflichtend, elektronische Rechnungen zusätzlich mit einer elektronischen Signatur zu versehen wie das seit 2005 der Fall war.
Nachvollziehbare Sicherheit und reduziertes Risiko
Es kommt leider in der Praxis häufig vor, dass PDF-Rechnungen von Dritten manipuliert werden, oft eine falsche Kontonummer angeführt wird und der Rechnungsbetrag auf einem fremden Konto landet.
Es besteht die Möglichkeit, die Rechnung automatisiert mittels eines offiziellen Unternehmenszertifikats oder -siegels zu signieren und diese dann per E-Mail an den Kunden zu senden. Sie geben Ihrem Kunden die Sicherheit, dass die Rechnung tatsächlich von Ihnen stammt und das Geld fließt auf das richtige Konto.
Seit mittlerweile 15 Jahren sind die r>it Signatur-Produkte bei einer Vielzahl von Kunden im Einsatz und haben sich in der Business-Praxis bewährt.
Lösung
Mit dem e-Sign 4 SAP add-on lässt sich der der Signaturprozess nahtlos, einfach in Ihren bestehenden SAP Rechnungsprozess integrieren. Nach der Rechnungserstellung im SAP (pdf, xml oder beides) wird die Datei automatisch über die Nachrichtensteuerung an das e-Sign 4 Signatur-Service übertragen. Entsprechende fortgeschrittene Software-Zertifikate/Siegel, die auf das Unternehmen und/oder auf eine natürliche Person von einem autorisierten Zertifizierungsdiensteanbieter ausgestellt sind, werden für den Signaturvorgang herangezogen.
Empfohlen für das Signieren von Rechnung sind fortgeschrittene Zertifikate/Siegel, es können aber auch qualifizierte Zertifikate in Form von Smartcards oder mobiler Handysignatur verwendet werden. Optional können und werden häufig auch elektronische Zeitstempel angebracht.
Nach dem Signaturvorgang wird die Rechnung automatisch zum Originalbeleg im SAP verknüpft und im bestehenden Archiv abgelegt.
Das Monitoring des kompletten Prozesses kann durch den Fachbereich oder durch die IT direkt im SAP erfolgen. Jeder einzelne Verarbeitungsschritt ist lückenlos nachvollziehbar.
Wenn Sie von Ihrem Lieferanten elektonisch signierte Rechnungen im pdf oder xml Format erhalten, sind Sie verpflichtet, die elektronische Signatur zu verifizieren (Echtheit und Unveränderbarkeit des Dokuments). Um Ihnen diese Tätigkeit manuell zu ersparen, steht Ihnen das e-Sign 4 Verifikations-Service für die automatisierte Verifikation zur Verfügung. Ein Verfikationsprotokoll belegt die Überprüfung und wird an das SAP System gemeinsam mit der elektronischen Eingangsrechnung zur weiteren Verarbeitung übergeben.
Zeit- und kostenintensive Prozesse kennzeichnen das Rechnungswesen vieler Unternehmen. Eingangsrechnungen kommen größtenteils in Papierform oder als papierhafte Belege an. Diese müssen erfasst und Lieferanten zugeordnet, mit vorliegenden Bestellungen abgeglichen, auf ihre Richtigkeit hin überprüft und schließlich freigegeben werden. 13 Euro kostet eine Papierrechnung ein Unternehmen durchschnittlich. Dieser Betrag setzt sich aus den anfallenden Arbeitskosten für das manuelle Erfassen, Prüfen, Kopieren, Verbuchen und Ablegen einer eingehenden Rechnung zusammen. Dazu kommen zusätzliche Aufwände, weil durch fehlende Informationen oder lange Administrationswege Zahlungsfristen nicht eingehalten werden. Da Menge und Höhe der Verbindlichkeiten so nicht jederzeit exakt bekannt sind, ist auch die korrekte Feststellung der eigenen Liquidität schwierig.
Ihr Mehrwert
- Rechnungen sind schneller beim Kunden, die Zahlungsfrist beginnt früher als bei herkömmlicher Zustellung
- Kosteneinsparung (Papier, Druck-Versand und Bearbeitungskosten entfallen)
- Nachvollziehbar Sicherheit für Ihre Kunden, dass die Rechnung von Ihrem Unternehmen stammt
- Manipulationschutz der Rechnung durch Anbringung der Signatur
- Überschaubar, kurze Projektdurchlaufzeit
- Skalierbar für jede Unternehmensgröße und Rechnungsvolumen
- Für geringes Rechnungsvolumen on demand in der RIT Cloud verfügbar
- Nahtlose Integration in Ihre SAP Prozesse
- Als Cloud Service oder On-Premise verfügbar
Romana Klaus-Rohr
Sie haben Fragen? Ich freue mich auf Ihren Anruf unter:+43 676 849 121 34