Mach dir das Leben leicht(er)!

snap verwendet den e-Sign Agent schon einige Jahre. Was sind Deine persönlichen Erfahrungen damit? 

Einfach gesagt: Das Tool macht mein Leben einfacher. Gerade in Home Office-Zeiten habe ich es schätzen gelernt, dass mir Dokumente, die ich unterschreiben muss, nicht auf Papier vorliegen müssen. Das ist sehr angenehm und steigert die Durchlaufzeit beträchtlich.

Wofür setzt Ihr das Tool ein? 

Für so gut wie alle Prozesse, die Unterschriften benötigen. Das fängt bei Angeboten und Auftragsbestätigungen an und geht bis zu Non-Disclosure Vereinbarungen, Dienstverträgen, Jahresvereinbarungen, Rahmenverträgen und Rechnungen. 

Für mich als Geschäftsführer ist das echt bequem: Unser Back Office erzeugt die entsprechenden Dokumente und stellt sie in meine digitale Unterschriftenmappe, ich bekomme eine Notification, geh rein, prüfe es, unterzeichne mit rechtskonformer oder beweisfähiger Unterschrift und das Dokument geht sofort wieder zum Kunden bzw. Geschäftspartner.

Das heißt, Ihr bindet auch Kunden ein?

Ja, und auch Sub-Unternehmer. Sie haben ebenso wie unsere Lieferanten Zugang zu den Dokumenten in der Unterschriftenmappe, die sie betreffen, und können mit dem Tool gegenzeichnen.

Wie funktioniert das Unterschreiben?

Das ist abhängig von der Dokumentart. Oder genauer von den rechtlichen Erfordernissen. Je nachdem, welche Art der digitalen Unterschriftsleistung gefordert ist kannn ich die richtige auswählen.– einfach, fortgeschritten oder qualifiziert – mit dem Signatur Pad, einem Software-Zertifikat, einer Signaturkarte oder auf dem Smartphone mit der TRUST2GO-App. 

Für eine fortgeschrittene Signatur per Smartphone-App braucht es ja einen sogenannten Vertrauensdienstleister, der im besten Falle auf der Adobe Vertrauensliste AATL steht, damit der Acrobat Reader das Dokument automatisch prüfen kannn. GLOBALTRUST – der Anbieter von TRUST2GO – ist derzeit der einzige Vertrauensdienstleister in Österreich. Nicht zuletzt deswegen haben wir uns für diese Kooperation entschieden. Denn bei allen anderen Lösungen muss der Anwender manuell prüfen.

Stichwort Adobe: Es werden also pdf-Dokumente unterschrieben. Wie hat die Einbindung in Eure bestehende IT-Umgebung funktioniert?

Das hat sehr gut funktioniert. Dank der einfachen Schnittstelle kann der e-Sign Agent verschiedenste Szenarien mitmachen. Grob gesagt erstellt das Backend-Legacy-System dabei immer das pdf-Dokument und legt fest, wo und wie (also in welcher Qualität) unterschrieben werden muss. Über eine REST-Schnittstelle wird das Dokument an den e-Sign Agent übergeben. Der „sorgt“ für die Unterschrift und gibt das fertige Dokument zurück an unser Backend-System.

Haben die unterschiedlichen Prozesse großen Aufwand verursacht?

Natürlich haben wir uns mit unseren internen Prozesse beschäftigt und auch einiges dabei optimiert. Das hat aber auch mit unserem Ehrgeiz zu tun. Weil wir verwenden den e-Sign Agent auch intern für Alles, wo Freigaben oder Unterschriften erforderlich sind. Das reicht von Geheimhaltungsvereinbarungen über die Ausgabe von Dienstgeräten bis hin zur Dokumentation von Schulungen und Fortbildungen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Aber auch für hierarchisch bedingte Prozesse, wo Freigaben seriell erfolgen müssen, oder wenn es der Freigabe durch zwei Prokuristen bedarf.

Dabei war das Baukastensystem des r>it e-sign Plattform sehr hilfreich. Ein konkretes Beispiel: Im Personalbereich verlangt die jeweilige nationale Verordnung in Österreich eine fortgeschrittene, in Deutschland eine qualifizierte Signatur. Wir haben ja auch in Deutschland Niederlassungen, also war die Frage, ob wir alle Personal-Dokumente mit der höherwertigen, qualifizierten Signatur unterschreiben. Weil dadurch aber mitunter Prozesse komplexer werden, haben wir uns dafür entschieden, das unterschiedlich zu handhaben - im Tool kann man ja einfach die richtige Signatur auswählen. Nützlich war dabei auch, dass das Programm CITRIX-fähig, also virtualisierbar ist.

Für unsere digital signierten Ausgangsrechnungen setzen wir den e-sign 4 Service ein, dieser signiert automatisch und alle Fakturen auf einmal.

Danke für diesen konkreten Erfahrungsbericht.