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Welcome on board! Dienstverträge elektronisch unterschreiben

Ausgangssituation

Der „Lebenszyklus“ eines Mitarbeiters im Unternehmen beginnt meist mit der Unterzeichnung des Dienstvertrages und anderer vertraulicher Dokumente wie Geheimhaltungserklärungen, Unternehmensrichtlinien etc. Dass die Dokumente jedoch mittels elektronischer Unterschrift unterzeichnet werden, stellt noch einen Ausnahmefall dar.

Administrativen Aufwand verringern

Das Festhalten am analogen Unterschreiben auf Papier hat einige Nachteile. Die unterschriebenen  Personaldokumente müssen nachträglich digitalisiert werden, um zu einem späteren Zeitpunkt elektronisch auffindbar zu sein. Diesen administrativen Aufwand zu vermeiden ist das primäre Ziel.

Lösung

Der einfachste Variante

Verwalten Sie Ihre Personaldokumente nach wie vor am Filesystem, ist der e-Sign Agent das richtige Tool, um Ihre Dokumente im PDF-Format rechtskonform und elektronisch zu unterschreiben. Ein Klick mit der rechten Maustaste, mittels e-Sign Agent das Dokument öffnen und mit der gewünschten Unterschriftsmethode

  • qualifizierte Signatur (SmartCard oder Handysignatur)
  • fortgeschrittene Signatur (Software Zertifikat aus dem Windows-Keysstore) oder
  • biometrische, händische Unterschrift mittels Sign Pad (empfehlenswert wenn Dritte unterschreiben müssen)

die elektronische Unterschrift am Dokument anbringen.

Sollten Sie Ihre Personal-Dokumente schon in einem Personalakt in einem Dokumentenmanagement oder HCM System erstellen und speichern, lässt sich der e-Sign Agent über eine einfache Schnittstelle integrieren. Zu dem Zeitpunkt, wo Sie oder ein Dritter das Dokument unterschreiben möchten, wird dieser direkt aus Ihrem System gestartet und der elektronische Unterschriftenprozess kann beginnen. Auch in etwaige vorhandene Workflowschritte kann der e-Sign Agent integriert werden.

Die komplexere Variante

Möchten Sie die relevanten Personaldokumente aus bestimmten Gründen lieber in einer elektronischen Unterschriftenmappe sammeln und so den Personen zur Unterschrift vorlegen, ist unsere (mobile) digitale Unterschriftenmappe als Business App die richtige Variante. Bei Bedarf können so die Dokumente aus verschiedenen Backend-Systeme wie SAP HCM, MS Sharepoint oder anderen zusammengeführt (synchronisiert) und in der Unterschriftenmappe zur Freigabe oder zum Unterschreiben geöffnet werden.

Ihr Mehrwert

  • Zeit und Kostenersparnis durch Prozessoptimierung (effiziente, medienbruchfreie Abwicklung)
  • Integration unterschiedlicher Backend Systeme möglich
  • Unterschiedliche technische Unterschriftmethoden können kombiniert eingesetzt werden
  • Optimale Prozessintegration - bestehende Workflows vom Backend sind integrierbar
  • Skalierbare Einsatzmöglichkeit - von einem Arbeitsplatz bis konzernweitem Einsatz

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