Kundenbericht
Innerhalb von nur wenigen Tagen wurde für Mondi Polen die e-sign Service Site auf die bestehende e-sign Infrastruktur (SAP WebApplication Server) in der Testumgebung installiert und implementiert.
Die Herausforderung
Um den Anforderungen der lokalen Finanz-und Wirtschaftsprüfer gerecht zu werden, war die Niederlassung der Mondigroup in Swiecie (Polen) gefordert, eine Lösung zu finden, die es den Behörden ermöglicht, jederzeit auf die elektronisch signierten, archivierten Rechnungen zuzugreifen.
Seit 2007 wird innerhalb der Mondigroup der konzerninterne Verrechnungsprozess zwischen einzelnen Standorten ausschließlich elektronisch auf Basis eines automatisierten SAP-IDOC Rechnungssprozesses und einer signierten pdf-Rechnung abgewickelt.
Die strengen Vorgaben der Behörden in Polen sehen unter anderen bestimmte Suchkriterien, sowie einen Massendownload für die elektronischen Rechnungen im Prüffall vor. Da innerhalb der Mondigroup die elektronischen Rechnungen in einem zentral Archiv gespeichert werden, ist es erforderlich, den einzelnen Niederlassungen über eine einfach zu bedienende Web-Applikation Zugriff auf die Rechnungen zu ermöglichen.
Die Partner
r>it edv-consulting gmbh, Mondi AG, Mondi Niederlassung in Swiecie (Polen)
Das Unternehmen
Die Mondi Gruppe ist ein weltweit operierender Verpackungs- und Geschäftspapierproduzent mit 35.000 Beschäftigten in über 35 Ländern, mit einem starken Hauptgewicht und führender Marktposition auf den neuen Märkten von Europa, von Russland und von Südafrika.
Die Lösung
Die e-sign Service Site ist eine webbasierte Applikation, die zum einen sämtliche Daten und Dokumente aus verschiedenen Systemen, wie etwa aus SAP Systemen, sehr übersichtlich zur Verfügung stellt. Die Art der Datenaufbereitung sowie deren Inhalt werden dabei auf die Anforderungen der Endanwender abgestimmt. Zum anderen ermöglicht die Service Site, Funktionen vom e-sign Server zu nutzen. Dadurch können Dokumente zum Verifizieren sowie zum Signieren an den e-sign Server übergeben werden. Besonders die Handhabung von signierten Dokumenten wird durch eine integrierte Verifikation erleichtert.
Das Portal kann eigenständig oder als Teilportal in einem übergeordneten Portal betrieben werden. Die Service Site für Mondi Polen stellt die signierten Rechnungsdokumente samt den relevanten Rechnungsattributen dar. Über einen frei-definierbaren, automatisch generierten Navigationsbaum kann auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt zu den Rechungsdokumenten navigiert werden. Zusätzlich kann durch eine integrierte Dokumentensuche nach bestimmten Parametern, wie z. B. Kundennummer, -name, Rechnungsnummer, UstID etc. nach den Rechnungen gesucht werden. Durch die integrierten Funktionalitäten Massendownload bzw. -druck können den Behörden die Dokumente auch offline bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden.
Eine sichere Benutzerverwaltung garantiert, dass jede Niederlassung innerhalb eine Konzerns nur die für sie relevanten Daten zur Verfügung gestellt bekommt.
Das Projekt
Innerhalb von wenigen Tagen wurde die e-sign Service Site auf die bestehende e-sign Infrastruktur (SAP WebApplication Server) in der Testumgebung installiert und implementiert. Die Strukturen für die Suche und Navigation wurde entsprechend den Anforderungen der Benutzer eingestellt. Nach einer intensiven Testphase wurden das System mit geringem Aufwand auf das Produktivsystem übernommen.
Die Vorteile
- Medienbruchfreie Darstellung von archivierten Dokumente unter gleichzeitiger Nutzung von e-sign Funktionalitäten
- Im Prüfverfahren einfacher Zugriff auf zentral archivierte signierte Rechnungsdokumente
- Kostengünstiger, konzernweiter Einsatz möglich
- Einfache, übersichtliche Bedienung für den Endanwender
- Keine Datenredundanz von archivierten Dokumenten
- Flexible Suchmöglichkeiten
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