Keine Ausnahmeregelung für Konzernverrechnung
Elektronische Rechnungen sind nur dann gültig, wenn sie eine digitale Signatur aufweisen, rechtliche Richtlinien müssen eingehalten werden. Es gibt dabei praktisch keine Ausnahmeregelung für die interne Konzernverrechnung.
Dabei erfolgt gerade die konzerninterne Verrechnung immer häufiger auf elektronischem Weg. Wenn die elektronischen Rechnungen keine digitale Signatur enthalten, so muss ausnahmslos die Rechnung gedruckt und gegebenenfalls per Post versendet werden. Vor allem bei einer Rechnungsstellung zwischen bilanzierenden Einheiten - sogenannten Buchungskreisen – kann es so zu einem verhältnismäßig hohen Verwaltungs- und Kostenaufwand (Porto, Papier,...) kommen. Rechtlich gibt es keine Ausnahmeregelung: bestimmte Rechnungsmerkmale müssen gegeben sein, egal ob die Rechnungsstellung innerhalb eines Landes oder länderübergreifend erfolgt.
Ein solches Rechnungsmerkmal ist die Signatur. Bei einer zentralen Rechnungslegung kann dies schnell zu einem komplizierten Prozedere werden. So kann es passieren, dass zwar die Rechnungen zentral elektronisch erstellt werden, allerdings durch die rechtliche Anforderung der Signatur zuerst ausgedruckt und anschließend per Post verschickt werden, damit die Rechtsnorm erfüllt ist. Diese Rechnungen werden dann wieder gescannt, um elektronisch archiviert werden zu können. Obwohl also bereits der gesamte Arbeitsprozess häufig elektronisch abläuft, muss immer noch zum Papier gegriffen werden, damit die Rechtsnorm erfüllt ist. Abbildung 1 zeigt einen solchen Rechnungslegungsprozess ohne e-sign: die Dokumente ("IDOC") werden zwar elektronisch ausgetauscht, aber parallel dazu muss die Rechnung auch per Post versandt werden, weil die elektronischen Dokumente keine digitale Signatur enthalten.
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e-sign: unkompliziert, schnell und sicher
e-sign bietet besonders für die interne Konzernverrechnung großes Einsparungspotential. Der gesamte Prozess des Verifizierens und Signierens erfolgt auf elektronischem Weg, gleichzeitig werden alle rechtlichen Vorschriften eingehalten.
Der e-sign-Prozess basiert auf einem Client-Server-Prinzip und setzt ein Berechtigungskonzept um. Ein Beispiel soll den Unterschied zwischen der Konzernverrechnung mit und ohne e-sign zeigen.
Der Server befindet sich beispielsweise in der Konzernzentrale, die Clients sind entsprechend den Konzernzweigstellen verstreut - landesintern und länderübergreifend - wobei jeder Client einem Buchungskreis entspricht. Der Client ist jene Stelle, die die Rechnung verifiziert und signiert. Der Client braucht für diesen Prozess kein SAP® und es sind beim Anwender keine SAP®-Kenntnisse erforderlich.
In der Konzernzentrale werden nun alle Rechnungen für sämtliche Zweigstellen erstellt. Damit die elektronischen Rechnungen der Zweigstellen rechtskonform sind, müssen sie eine digitale Unterschrift enthalten, diese Signatur muss "persönlich" und im Land der Rechnungslegung erfolgen. Sobald die Rechnungen prüfbereit auf dem Server der Konzernzentrale liegen, bekommt der entsprechende Client eine Benachrichtigung. Jetzt kann der Client die Rechnungen durch eine Vorschaufunktion prüfen und dann signieren. Eine Signatur beruht auf einem persönlichen Zertifikat, einem sogenannten "pin". Die Unterschrift des Clients erfolgt durch seine Freigabe mit dem nur ihm bekannten PIN - eine Freigabe per Mausklick sozusagen. Nach der Freigabe durch den Client erhalten die Rechnungen automatisch eine rechtsgültige digitale Signatur. Nachdem die Rechnungen signiert wurden, werden sie dem Empfänger übermittelt und können intern elektronisch archiviert werden. Es sind einzelne Signaturen genauso möglich wie eine Massensignatur für eine größere Anzahl von Rechnungen. Abbildung 2 zeigt die interne Konzernverrechnung mit e-sign. Der Vorgang des e-billing ist hier [LINK AUF E-BILLING] näher erläutert.
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